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【公文写作】机关法定公文的写作要点与范例第三节(上)

2017-06-22 15:07:51 网络转载

第三节 会议纪要

 

  会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文,对企事业单位、机关团体都适用。

会议纪要不同于会议记录二者是两个不同的概念,区别十分明显。从应用写作和文字处理的角度来探析,二者截然不同。会议纪要是一种法定的公务文书,其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴,必须遵循应用写作的一般规律,严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作,属于管理服务的范畴,它只需忠实地记载会议实况,保证记录的原始性、完整性和准确性即可,其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。二者在载体样式、称谓语、用对象、分类方法、内容重点等诸多方面都有明显区别。

 

  一、会议纪要的特点

  

  1.纪实性

  会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实,不能随意增减和更改内容,任何不真实的材料都不得写进会议纪要。

 

  2.条理性

  会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括,使之眉目清晰、条理清楚。

  3.概括性

会议纪要必须取其髓,概其要,以极为简洁精练的文字高度概括议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见,又可兼顾个别同志有价值的看法。有的会议纪要还要包含一定的分析、说理。

 

  二、会议纪要的写作

  

会议纪要的格式内容包括四个方面。

 

1.标题

会议纪要的标题有两种格式。

 

·一是,“会议考称+纪要”,也就是在“纪要”两个字前写上会议名称,如《全国财贸工会工作会议纪要》《吉林省工商行政管理局长会议纪要》。会议名称可以写简称,也可以用开会地点作为会议名称如《京、津、沪、穗、汉五大城市治安座谈会纪要》《郑州会议纪要》。

·二是,把会议的主要内容在标题里揭示出来,类似文件标题式。如《关于加强纪检工作座谈会纪要》《关于落实省委领导同志批示保护省级文物七级浮屠塔问题的会议纪要。

 

2.导言

导言部分主要介绍会议召开的基本情况,如时间、地点、参加人、讨论的问题。

其中,简要介绍会议概况包括:

·会议召开的形势和背景;

·会议的指导思想和目的要求;

·会议的.名称、时间、地点、与会人员、主持者;

·会议的主要议题或解决什么问题;

·对会议的评价。

 

  3.文号格式

文号写在标题的正下方,由年份、序号组成,用阿拉伯数字全称标出,并用“〔〕”括入,如:〔201467号。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求,但是在办公例会中一般要有文号,如“第x x期”“第x x次”,写在标题的正下方。

 

  4.制文时间

会议纪要的时间可以写在标题的下方,也可以写在正文的右下方、主办单位的下面,要用汉字写明年、月、日,如“二〇一四年八月十六日”。

 

  5.正文

  它是纪要的主体部分,是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。        

  怎样才能写好正文部分?要掌握会议纪要的写作要领与方法,应当注重以下几点:

·要从会议的客观实际出发,从会议的具体内容出发,抓中心,抓要点。抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作;所谓要点,就是会议主要内容。要对此进行条理化的纪要。

·会议纪要是以整个会议的名义表述的,因此,必须概括会议的共同决定,反映会议的全貌。凡没有形成一致意见的问题,则需要分别论述并写明分歧所在。

·要掌握并运用马列主义的基本理论与党的方针、政策对会议进行概括与总结。它是贯彻在纪要始终的一条红线。

·为了叙述方便,眉目清楚,常用“会议认为”“会议强调”“会议指出”“与会人员一直表示”等词语,作为段落的开头语。也有用在段中的,仍起强调作用。

·属于介绍性文字,笔者可以灵活自由叙述;若属于引用性文字,必须忠实于发言原意,不能篡改,也不可强加于人。

·小型会议,侧重于综合会议发言和讨论情况,并要列出决议的事项。大型会议内容较多,正文可以分几部分来写。常见的有三种:一是概括叙述式,二十分列标题式,三是发言记录式。

 

  6.会议的成果及议定的事项

会议的成果及议定的事项应在此逐项列出。

 

  7.结尾

  会议纪要结尾的一般写法是提出号召和希望。但要根据会议的内容和纪要的要求,有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召,要求广大干部认真贯彻执行会议精神,夺取新的胜利;有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题,指出核心问题;有的是对会议做出简要评价,总结并提出希望与要求。

 

(e27m1706)
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